Khai thác ý đồ, nhu cầu và thông tin của phía bên kia qua những câu hỏi và câu nói. Các nghệ thuật...
Để có thể tạo ra tình thế cả hai bên đều thắng lợi trong đàm phán - thương lượng hay cùng có lợi, bạn cần phải biết ý đồ, nhu cầu và những thông tin cần thiết của phía bên kia. Bạn sẽ làm những việc giống như một điều tra viên. Trong quá trình đặt câu hỏi hay chất vấn, bạn phải chú ý bám sát tới từng lời, từng câu, từng từ, các hành động, các phản ứng, thói quen và cả điệu bộ cử chỉ của phía bên kia. Vì chúng là nguồn cung cấp các đầu mối về những ý nghĩ thật của phía bên kia.
Biết nghệ thuật đặt câu hỏi, bạn có thể khai thác tối đa thông tin của phía bên kia phục vụ đắc lực cho việc tạo dựng chiến lược đàm phán - thương lượng của mình. Rất tiếc là các nghệ thuật đặt câu hỏi không được giảng dạy đại chúng trong các cấp phổ thông trừ một số ngành đại học. Ông bà ta có câu "Học ăn, học nói..." bao hàm phần nào ý tưởng trên.
Để đặt ra câu hỏi đúng và có lợi nhất, chúng ta phải giải quyết ba vấn đề:
- Hỏi cái gì?
- Từ, ngữ và câu cho câu hỏi sắp đặt ra sao?
- Khi nào thì đưa ra câu hỏi?
1. Tại sao chúng ta lại cần phải biết cách hỏi
Chúng ta hỏi phía bên kia trong đàm phán - thương lượng vì những lý do sau đây:
- Để thu thập thông tin.
- Kiểm nghiệm lại sự hiểu biết của ta và mức độ quan tâm của phía bên kia.
- Xem xét thái độ của phía bên kia.
- Lôi kéo phía bên kia tham gia vào cuộc đàm phán - thương lượng.
- Cung cấp thông tin cho phía bên kia.
- Biết được ý nghĩ của phía bên kia.
- Đưa cuộc đàm phán - thương lượng quay về chủ đề chính khi nó đi miên man ra ngoài.
- Thăm dò sự đồng tính của phía bên kia.
- Giảm bớt sự căng thẳng.
- "Vuốt ve".
Bây giờ ta xem xét từng lý do một.
1.1. Thu thập thông tin
Lý do để thu thập thông tin là điều hiển nhiên khi bạn đặt câu hỏi. Cần nhấn mạnh rằng khi chưa nhận được câu trả lời hay bạn không hiểu rõ câu trả lời thì cứ tiếp tục hỏi cho tới khi thấu hiểu thì mới thôi.
1.2. Kiểm nghiệm lại sự hiểu biết của ta và mức độ quan tâm của phía bên kia
Bạn cần thả "quả bóng" để thăm dò xem phía bên kia quan tâm tới kết quả của đàm phán - thương lượng tới đâu? Mức độ nhiều hay ít? Họ có quyết tâm và có thiện chí không? Ví dụ khi đi mua nhà bạn phải thăm dò xem người bán có thiện chí bán không? Có thiện chí giảm giá không? Giảm là bao nhiêu?...
1.3. Xem xét thái độ của phía bên kia
Phía bên kia là người thế nào? Dân tộc gì? Quốc tịch gì? Ở đâu đến? Họ có phải là người đã từng trải và có nhiều kinh nghiệm trong đàn phán - thương lượng không? Có chân thật không? Có quyết đóan không? Những thông tin thu được từ những câu trả lời cho các câu hỏi trên sẽ giúp bạn có chiến lược đàm phán - thương lượng đúng. Bạn phải nhớ rằng đối với mỗi người khác nhau thì phải áp dụng sách lược đàm phán - thương lượng khác nhau.
1.4. Lôi kéo phía bên kia tham gia vào cuộc đàm phán - thương lượng
Khi bạn hỏi phía bên kia và để người ta trả lời và trình bày, bạn sẽ đạt được hai cái lợi. Thứ nhất là bạn có thể biết nhiều hơn về phía bên kia. Thứ hai là bạn biết được những gì mà phía bên kia không đồng ý hoặc không hiểu. Tạo điều kiện cho phía bên kia trình bày có tác dụng lôi kéo họ vào cuộc và khai thác có nhiều thông tin hơn.
1.5. Cung cấp thông tin cho phía bên kia
Đôi khi, bạn cần phải cung cấp thông tin cho phía bên kia biết để họ hiểu rõ bạn hơn, cũng như để họ biết được các mục đích và nhu cầu của bạn.
1.6. Biết được ý nghĩ của phía bên kia
Hỏi về ý nghĩ của bên kia là một cách tạo ra một nguồn thông tin. Ngoài ra bạn còn có thể cho họ biết là bạn đang quan tâm tới họ.
Ví dụ: Bạn có thể hỏi: "Tại sao anh chị lại bán nhà?" Anh chị có nghĩ gì về tình hình giấy tờ và thuế đất bây giờ không?" Ví dụ như tôi quyết tâm mua nhà của anh chị thì tôi sẽ gặp những khó khăn như sau..., đề nghị anh chị góp ý cho tôi để giải quyết khó khăn đó"...
Một lần nữa, càng tạo cho phía bên kia nói nhiều hay trình bày nhiều thì bạn càng có nhiều dữ liệu thông tin làm cơ sở cho chiến lược chinh phục của bạn.
1.7. Đưa cuộc đàm phán - thương lượng quay về chủ đề chính khi nó đi miên man ra ngoài
Nhiều người có thói quen khi bắt đầu đàm luận thường nói vòng vo hay quanh co ra khỏi chủ đề chính cần đề cập tới. Có thể họ muốn thăm dò, cũng có thể là họ chủ tâm né tránh một chủ đề vốn hết sức nhạy cảm. Lúc đó, những câu hỏi và những câu nói thích hợp sẽ đưa cuộc đàm phán - thương lượng quay về đúng chủ đề và đạt được mục đích, tránh mất thời gian và rắc rối.
1.8. Thăm dò sự ưng thuận của phía bên kia
Thăm dò sự ưng thuận của phía bên kia giống như thả một quả bóng thăm dò.
Ví dụ: Một người bán nhà ra giá là 100 "cây". Căn nhà này chưa hợp thức đầy đủ giấy tờ và chưa đóng lệ phí sử dụng đất. Nếu bạn là người đi mua, bạn có thể tranh thủ các yếu tố này mà hỏi ướm thử: "Vì như thế nên tôi trả ông bà 85 "cây". Ông bà tính sao?". Qua cách trả lời của người bán, bạn sẽ thăm dò và ước đóan khỏang bao nhiêu thì người bán có thể bán cho bạn.
1.9. Giảm bớt sự căng thẳng
Đôi khi trong quá trình đàm phán - thương lượng thường xảy ra tranh luận gay gắt dẫn tới căng thẳng và tình hình diễn biến theo chiều hướng xấu đi. Lúc này cần phải có cách đặt các câu hỏi khôn khéo hay những câu hài hước để làm dịu căng thẳng và xây dựng lại không khí cởi mở và mát dịu cho cuộc đàm phán - thương lượng.
Một hôm tôi cần mượn xe hơi của bà phó giám đốc để đi giao dịch vào lúc 8 giờ sáng. Bà ta đồng ý và đợi tôi kết hợp đi cùng. (Bà ta cũng có việc trong thành phố). Nhưng vì chuẩn bị tài liệu chưa xong nên tôi để bà ta đợi đến 9 giờ. Lúc đó bà ta rất giận và phê bình tôi rất ác liệt. Tôi nói: "Chị thông cảm, sáng nay vợ em nó không cho ăn sáng nên em đói quá mà mụ mẫm cả đầu óc, muốn đi vào lúc 9 giờ mà lại xin chị là lúc 8 giờ". Tất cả mọi người đều cười và xóa hết mọi chuyện trong phút chốc.
Anh bạn tôi kể về một cuộc đàm phán - thương lượng giữa một công ty dầu khí nước ngoài với các nhà chức trách Việt Nam. Trong khi trình bày, một người trong phái đòan dầu khí nước ngoài nhầm lẫn giữa từ Biển Đông và Biển Nam Trung Hoa. Sự việc này gây một sự tức giận tức khắc từ phía các nhà chức trách Việt Nam. May sao một người trong phía họ nhận ra điều đó và nói nhanh: "Mong các ông thông cảm, chả vì tối qua ông ta mới quen một giai nhân người Tàu nên có sự nhầm lẫn này ạ". Tức thì, một tràng cười ròn rã và cuộc đàn phán lại tiếp tục theo chiều hướng tốt trong không khí cởi mở và thân tình.
1.10. "Vuốt ve"
Tôi phải tạm dùng trong ngoặc theo ý nghĩa đặc biệt của nó. Chúng ta có thể dùng từ "tâng bốc" để thay thế. Bởi thực chất hai từ này đều cùng một bản chất là làm vui lòng phía bên kia. Ở lĩnh vực khác, như đạo đức xã hội, thì mấy từ "vuốt ve" hay "tăng bốc" có thể bị phê phán. Nhưng trong đàm phán - thương lượng thì chúng lại có ý nghĩa tích cực. Bạn và phía bên kia đều biết đó chỉ là trỏ "trẻ con". Thực chất nó cũng giống như phần 1.9, nghĩa là làm dịu sự căng thẳng, nhưng đôi khi lại còn có tác dụng rất tốt đến kết quả, nếu phía bên kia là những người "công thần" hay ra oai, hiếu thắng.
Anh bạn của tôi khi đi đàm phán - thương lượng thường nói: "Tôi nghĩ chỉ còn hy vọng vào phía các ông chứ không ai có thể giải quyết được việc này", "Có được một đối tác như các ông chúng tôi cảm thấy rất yên tâm" hay "... Vì biết các anh rất bận nên em chỉ xin phép trình bày tóm tắt và trọng tâm là..." Tóm lại, bạn cần trình bày làm sao để bên kia cảm thấy họ là người rất quan trọng.
2. Những cách hỏi và nói
Các câu hỏi và nói chủ yếu có hai dạng:
- Cụ thể và giới hạn thu hẹp.
- Chung chung và mở rộng.
2.1. Các câu hỏi và nói cụ thể và giới hạn thu hẹp
Những câu hỏi cụ thể và giới hạn thu hẹp thường nhằm mục đích thu được một thông tin cụ thể và đơn giản nào đó. Câu trả lời chỉ cần "đúng", "không đúng", "có", "không", "vâng" hoặc "dạ"...
Khi bạn cần hướng cuộc đàm thoại vào một lĩnh vực hay một vấn đề cụ thể mà bạn muốn thì dùng cách hỏi hoặc nói loại này rất có tác dụng tốt. Sau đây là những ví dụ:
"Ông có công nhận là 85 "cây" là đúng giá không?", "Anh có thể làm việc vào chủ nhật tới không?"...
Dạng câu hỏi và nói này không thu được nhiều thông tin. Bạn có thể áp dụng khi phía bên kia đang trong tình trạng không cởi mở, không vui vẻ hoặc không thoải mái. Mục đích của ta chỉ là nhận được câu trả lời "Đồng ý" hoặc không đồng ý" mà thôi.
2.2. Những câu hỏi và nói chung chung và mở rộng
Nói chung, dạng câu hỏi và nói chung chung và mở rộng thu được nhiều thông tin hơn dạng câu hỏi và nói cụ thể và giới hạn thu hẹp đã nêu ở phần 2.1, bởi vì phía bên kia không bị bó hẹp phải trả lời vào một vấn đề hay lĩnh vực cụ thể. Dạng câu hỏi này còn giúp bạn tìm hiểu được ý đồ, mục đích, nhu cầu và cả thái độ cư xử phía bên kia.
Sau đây là một vài ví dụ về câu hỏi và nói dạng này: "Ông thấy thế nào khi đến, sống và làm việc ở Việt Nam?", "Ông thấy đấy, trình độ tiếng Anh và kỹ thuật của chúng tôi còn thấp quá, theo ông thì chúng tôi tập trung nâng cao ra sao?", "Theo ông, để có thể đi tới hợp tác lâu dài và hiệu quả thì chúng ta cần phải làm những gì?"
Hồi tôi còn trẻ tôi có thích một cô bạn gái và rắp tâm tán tỉnh. Thay vì hỏi "Tối thứ bảy anh tới phòng e chơi có được không?" thì tôi lại nói "Theo em, tiếp bạn ở đâu và lúc nào là hay nhất và thú vị nhất?". Khi cô ta trả lời câu hỏi này của tôi, không những tôi chỉ thỏa mãn mục đích là xem thứ bảy mình đến phòng cô ra có được không mà tôi còn biết được là cô ta thích tiếp bạn ở một số nơi khác, một số thời gian khác trong tuần và các thứ tự sở thích và thú vị trong tiếp bạn của cô ta.
3. Các bí quyết để hỏi và nói cho đúng
Khi muốn thu nhập được tối đa thông tin thì hình thức và nội dung câu hỏi rất quan trọng. Bạn cần phải biết cách đặt câu hỏi cho đúng. Sau đây là một số bí quyết giúp bạn biết cách hỏi.
3.1. Có kế họach để hỏi
Khi đàm phán - thương lượng, điều quan trọng là bạn phải xác định trước ý đồ và mục đích của mình trong đầu và có sẵn một kế họach để hỏisao cho ta đạt được ý đồ và mục đích của ta. Những thông tin gì bạn cần có để ra quyết định? Làm sao để có thông tin đó? Bạn có thể lái được không? Bạn có thể đưa được ý của mình vào trong câu hỏi không? Câu nào hỏi trước câu nào hỏi sau? Ai hỏi câu nào, phần nào?... Đó là một kế họach. Tốt nhất, khi phía bạn có hai người trở lên thì nên hội ý trước về kế họach hỏi và nói này. Khi có kế họach tốt thì bạn có thể làm chủ tốt như khi lái chiếc xe Dream II trên con đường khó khăn.
3.2 Biết rõ phía bên kia
Chúng ta có câu "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng...". Trong đàm phán - thương lượng cũng có thể áp dụng chung nguyên tắc trên. Bạn càng biết nhiều về phía bên kia thì bạn càng hỏi và nói chính xác hơn.
3.3. Chuyển dần từ cách hỏi chung chung mở rộng sang hỏi cụ thể và hạn chế thu hẹp
Cách tốt nhất là khi bắt đầu đàm phán - thương lượng, nhất là khi chưa biết rõ hoặc rẩt ít thông tin về phía bên kia thì nên hỏi chung chung và mở rộng trước. Sau khi nghe phía bên kia trả lời xong, bạn hãy lọc ra những phần quan trọng và xoáy câu hỏi của ta vào những vấn đề cụ thể và hạn chế thu hẹp.
Sau đây là một ví dụ:
Bên A:
- Theo các ông, để phát triển sự hợp tác, chúng ta cần làm gì?
Bên B:
- Theo tôi thì chúng ta cần phải tích cực đầu tư, mở rộng sản xuất, đào tạo tay nghề...
Bên A:
- Ta nên mở rộng sản xuất ở lĩnh vực chế biến, ông thấy thế nào?
Bên B:
- Đó là điều tôi muốn.
Bên A:
- Vậy ta nên mua thêm một cổ máy cỡ 100.000 US$ có được không?
Bên B:
- Được đấy.
Trong đọan đàm phán trên ta thấy các câu hỏi của đối tác A cứ cụ thể dần và cuối cùng là câu hỏi rất cụ thể: "... cỡ 100.000 US$ có được không?"
3.4. Phải hỏi và nói đúng thời điểm và phù hợp
Ngoài việc biết đặt đúng câu hỏi bạn cần phải biết chọn đúng thời điểm để hỏi và nói. Là người đàm phán bạn cần phải biết nhạy cảm đối với các ý đồ, mục đích và cảm xúc của phía bên kia. Nếu như phía bên kia không lĩnh hội hay không hiểu câu hỏi của bạn hoặc thấy rằng câu hỏi của bạn có ý chống đối lại họ thì sẽ xảy ra hai vấn đề sau: Một là bạn không thu được thông tin mà bạn cần có. Hai là phía bên kia có thể không muốn đàm phán - thương lượng với bạn nữa.
Ví dụ: Người yêu đang trong thời kỳ chịu tang cha mà bạn đưa ra lời đề nghị đi chơi thì thật là nguy hiểm. Hay thủ trưởng đang bị chi cục thuế thanh tra mà bạn đề nghị xin nghỉ thì hỏng là cái chắc...
3.5. Khai thác và phát triển trên những câu trả lời của phía bên kia
Phần này giống như phần 3.3
Bạn chú ý lắng nghe phía bên kia trả lời và thu thập tối đa các thông tin. Sau đó phát triển các câu hỏi trên cơ sở của các thông tin đã nói. Ví dụ bạn có thể hỏi: "Cho tôi hỏi thêm một chút về việc đầu tư mà ông vừa đề cập nhé?", Ông bảo là giá 14US$ là giá Fob, vậy giá CIF là bao nhiêu?"
3.6. Xin phép được hỏi
Xin phép phía bên kia cho phép mình được hỏi mang lại các lợi thế sau:
- Tạo cho mình phong cách lịch sự.
- Tạo sự tập trung của phía bên kia vì thông thường hầu như không ai là không cho bạn được hỏi.
- Tạo cho bên kia biết trước về tinh thần, không bị đột ngột.
Ví dụ: Bạn có thể hỏi như sau: "Tôi có thể hỏi ông một câu hỏi được không?", Cảm phiền ông một chút, tôi muốn hỏi ông đôi điều có được không?" hay "Ông có phản đối khi tôi hỏi ông một vấn đề sau đây không?"...
Một người đàm phán - thương lượng giỏi là người phải biết được ý đồ, mục đích, động cơ và nhu cầu của phía bên kia. Sách lược dễ nhất và nhanh nhất là biết nghệ thuật hỏi và nói. Qua đọc cuốn sách này và thực tế, bạn sẽ tự tạo dựng cho mình các kỹ năng và kinh nghiệm quý giá để phục vụ tốt cho đàm phán - thương lượng trong cuộc sống, mua bán và kinh doanh.
Biết nghệ thuật đặt câu hỏi, bạn có thể khai thác tối đa thông tin của phía bên kia phục vụ đắc lực cho việc tạo dựng chiến lược đàm phán - thương lượng của mình. Rất tiếc là các nghệ thuật đặt câu hỏi không được giảng dạy đại chúng trong các cấp phổ thông trừ một số ngành đại học. Ông bà ta có câu "Học ăn, học nói..." bao hàm phần nào ý tưởng trên.
Để đặt ra câu hỏi đúng và có lợi nhất, chúng ta phải giải quyết ba vấn đề:
- Hỏi cái gì?
- Từ, ngữ và câu cho câu hỏi sắp đặt ra sao?
- Khi nào thì đưa ra câu hỏi?
1. Tại sao chúng ta lại cần phải biết cách hỏi
Chúng ta hỏi phía bên kia trong đàm phán - thương lượng vì những lý do sau đây:
- Để thu thập thông tin.
- Kiểm nghiệm lại sự hiểu biết của ta và mức độ quan tâm của phía bên kia.
- Xem xét thái độ của phía bên kia.
- Lôi kéo phía bên kia tham gia vào cuộc đàm phán - thương lượng.
- Cung cấp thông tin cho phía bên kia.
- Biết được ý nghĩ của phía bên kia.
- Đưa cuộc đàm phán - thương lượng quay về chủ đề chính khi nó đi miên man ra ngoài.
- Thăm dò sự đồng tính của phía bên kia.
- Giảm bớt sự căng thẳng.
- "Vuốt ve".
Bây giờ ta xem xét từng lý do một.
1.1. Thu thập thông tin
Lý do để thu thập thông tin là điều hiển nhiên khi bạn đặt câu hỏi. Cần nhấn mạnh rằng khi chưa nhận được câu trả lời hay bạn không hiểu rõ câu trả lời thì cứ tiếp tục hỏi cho tới khi thấu hiểu thì mới thôi.
1.2. Kiểm nghiệm lại sự hiểu biết của ta và mức độ quan tâm của phía bên kia
Bạn cần thả "quả bóng" để thăm dò xem phía bên kia quan tâm tới kết quả của đàm phán - thương lượng tới đâu? Mức độ nhiều hay ít? Họ có quyết tâm và có thiện chí không? Ví dụ khi đi mua nhà bạn phải thăm dò xem người bán có thiện chí bán không? Có thiện chí giảm giá không? Giảm là bao nhiêu?...
1.3. Xem xét thái độ của phía bên kia
Phía bên kia là người thế nào? Dân tộc gì? Quốc tịch gì? Ở đâu đến? Họ có phải là người đã từng trải và có nhiều kinh nghiệm trong đàn phán - thương lượng không? Có chân thật không? Có quyết đóan không? Những thông tin thu được từ những câu trả lời cho các câu hỏi trên sẽ giúp bạn có chiến lược đàm phán - thương lượng đúng. Bạn phải nhớ rằng đối với mỗi người khác nhau thì phải áp dụng sách lược đàm phán - thương lượng khác nhau.
1.4. Lôi kéo phía bên kia tham gia vào cuộc đàm phán - thương lượng
Khi bạn hỏi phía bên kia và để người ta trả lời và trình bày, bạn sẽ đạt được hai cái lợi. Thứ nhất là bạn có thể biết nhiều hơn về phía bên kia. Thứ hai là bạn biết được những gì mà phía bên kia không đồng ý hoặc không hiểu. Tạo điều kiện cho phía bên kia trình bày có tác dụng lôi kéo họ vào cuộc và khai thác có nhiều thông tin hơn.
1.5. Cung cấp thông tin cho phía bên kia
Đôi khi, bạn cần phải cung cấp thông tin cho phía bên kia biết để họ hiểu rõ bạn hơn, cũng như để họ biết được các mục đích và nhu cầu của bạn.
1.6. Biết được ý nghĩ của phía bên kia
Hỏi về ý nghĩ của bên kia là một cách tạo ra một nguồn thông tin. Ngoài ra bạn còn có thể cho họ biết là bạn đang quan tâm tới họ.
Ví dụ: Bạn có thể hỏi: "Tại sao anh chị lại bán nhà?" Anh chị có nghĩ gì về tình hình giấy tờ và thuế đất bây giờ không?" Ví dụ như tôi quyết tâm mua nhà của anh chị thì tôi sẽ gặp những khó khăn như sau..., đề nghị anh chị góp ý cho tôi để giải quyết khó khăn đó"...
Một lần nữa, càng tạo cho phía bên kia nói nhiều hay trình bày nhiều thì bạn càng có nhiều dữ liệu thông tin làm cơ sở cho chiến lược chinh phục của bạn.
1.7. Đưa cuộc đàm phán - thương lượng quay về chủ đề chính khi nó đi miên man ra ngoài
Nhiều người có thói quen khi bắt đầu đàm luận thường nói vòng vo hay quanh co ra khỏi chủ đề chính cần đề cập tới. Có thể họ muốn thăm dò, cũng có thể là họ chủ tâm né tránh một chủ đề vốn hết sức nhạy cảm. Lúc đó, những câu hỏi và những câu nói thích hợp sẽ đưa cuộc đàm phán - thương lượng quay về đúng chủ đề và đạt được mục đích, tránh mất thời gian và rắc rối.
1.8. Thăm dò sự ưng thuận của phía bên kia
Thăm dò sự ưng thuận của phía bên kia giống như thả một quả bóng thăm dò.
Ví dụ: Một người bán nhà ra giá là 100 "cây". Căn nhà này chưa hợp thức đầy đủ giấy tờ và chưa đóng lệ phí sử dụng đất. Nếu bạn là người đi mua, bạn có thể tranh thủ các yếu tố này mà hỏi ướm thử: "Vì như thế nên tôi trả ông bà 85 "cây". Ông bà tính sao?". Qua cách trả lời của người bán, bạn sẽ thăm dò và ước đóan khỏang bao nhiêu thì người bán có thể bán cho bạn.
1.9. Giảm bớt sự căng thẳng
Đôi khi trong quá trình đàm phán - thương lượng thường xảy ra tranh luận gay gắt dẫn tới căng thẳng và tình hình diễn biến theo chiều hướng xấu đi. Lúc này cần phải có cách đặt các câu hỏi khôn khéo hay những câu hài hước để làm dịu căng thẳng và xây dựng lại không khí cởi mở và mát dịu cho cuộc đàm phán - thương lượng.
Một hôm tôi cần mượn xe hơi của bà phó giám đốc để đi giao dịch vào lúc 8 giờ sáng. Bà ta đồng ý và đợi tôi kết hợp đi cùng. (Bà ta cũng có việc trong thành phố). Nhưng vì chuẩn bị tài liệu chưa xong nên tôi để bà ta đợi đến 9 giờ. Lúc đó bà ta rất giận và phê bình tôi rất ác liệt. Tôi nói: "Chị thông cảm, sáng nay vợ em nó không cho ăn sáng nên em đói quá mà mụ mẫm cả đầu óc, muốn đi vào lúc 9 giờ mà lại xin chị là lúc 8 giờ". Tất cả mọi người đều cười và xóa hết mọi chuyện trong phút chốc.
Anh bạn tôi kể về một cuộc đàm phán - thương lượng giữa một công ty dầu khí nước ngoài với các nhà chức trách Việt Nam. Trong khi trình bày, một người trong phái đòan dầu khí nước ngoài nhầm lẫn giữa từ Biển Đông và Biển Nam Trung Hoa. Sự việc này gây một sự tức giận tức khắc từ phía các nhà chức trách Việt Nam. May sao một người trong phía họ nhận ra điều đó và nói nhanh: "Mong các ông thông cảm, chả vì tối qua ông ta mới quen một giai nhân người Tàu nên có sự nhầm lẫn này ạ". Tức thì, một tràng cười ròn rã và cuộc đàn phán lại tiếp tục theo chiều hướng tốt trong không khí cởi mở và thân tình.
1.10. "Vuốt ve"
Tôi phải tạm dùng trong ngoặc theo ý nghĩa đặc biệt của nó. Chúng ta có thể dùng từ "tâng bốc" để thay thế. Bởi thực chất hai từ này đều cùng một bản chất là làm vui lòng phía bên kia. Ở lĩnh vực khác, như đạo đức xã hội, thì mấy từ "vuốt ve" hay "tăng bốc" có thể bị phê phán. Nhưng trong đàm phán - thương lượng thì chúng lại có ý nghĩa tích cực. Bạn và phía bên kia đều biết đó chỉ là trỏ "trẻ con". Thực chất nó cũng giống như phần 1.9, nghĩa là làm dịu sự căng thẳng, nhưng đôi khi lại còn có tác dụng rất tốt đến kết quả, nếu phía bên kia là những người "công thần" hay ra oai, hiếu thắng.
Anh bạn của tôi khi đi đàm phán - thương lượng thường nói: "Tôi nghĩ chỉ còn hy vọng vào phía các ông chứ không ai có thể giải quyết được việc này", "Có được một đối tác như các ông chúng tôi cảm thấy rất yên tâm" hay "... Vì biết các anh rất bận nên em chỉ xin phép trình bày tóm tắt và trọng tâm là..." Tóm lại, bạn cần trình bày làm sao để bên kia cảm thấy họ là người rất quan trọng.
2. Những cách hỏi và nói
Các câu hỏi và nói chủ yếu có hai dạng:
- Cụ thể và giới hạn thu hẹp.
- Chung chung và mở rộng.
2.1. Các câu hỏi và nói cụ thể và giới hạn thu hẹp
Những câu hỏi cụ thể và giới hạn thu hẹp thường nhằm mục đích thu được một thông tin cụ thể và đơn giản nào đó. Câu trả lời chỉ cần "đúng", "không đúng", "có", "không", "vâng" hoặc "dạ"...
Khi bạn cần hướng cuộc đàm thoại vào một lĩnh vực hay một vấn đề cụ thể mà bạn muốn thì dùng cách hỏi hoặc nói loại này rất có tác dụng tốt. Sau đây là những ví dụ:
"Ông có công nhận là 85 "cây" là đúng giá không?", "Anh có thể làm việc vào chủ nhật tới không?"...
Dạng câu hỏi và nói này không thu được nhiều thông tin. Bạn có thể áp dụng khi phía bên kia đang trong tình trạng không cởi mở, không vui vẻ hoặc không thoải mái. Mục đích của ta chỉ là nhận được câu trả lời "Đồng ý" hoặc không đồng ý" mà thôi.
2.2. Những câu hỏi và nói chung chung và mở rộng
Nói chung, dạng câu hỏi và nói chung chung và mở rộng thu được nhiều thông tin hơn dạng câu hỏi và nói cụ thể và giới hạn thu hẹp đã nêu ở phần 2.1, bởi vì phía bên kia không bị bó hẹp phải trả lời vào một vấn đề hay lĩnh vực cụ thể. Dạng câu hỏi này còn giúp bạn tìm hiểu được ý đồ, mục đích, nhu cầu và cả thái độ cư xử phía bên kia.
Sau đây là một vài ví dụ về câu hỏi và nói dạng này: "Ông thấy thế nào khi đến, sống và làm việc ở Việt Nam?", "Ông thấy đấy, trình độ tiếng Anh và kỹ thuật của chúng tôi còn thấp quá, theo ông thì chúng tôi tập trung nâng cao ra sao?", "Theo ông, để có thể đi tới hợp tác lâu dài và hiệu quả thì chúng ta cần phải làm những gì?"
Hồi tôi còn trẻ tôi có thích một cô bạn gái và rắp tâm tán tỉnh. Thay vì hỏi "Tối thứ bảy anh tới phòng e chơi có được không?" thì tôi lại nói "Theo em, tiếp bạn ở đâu và lúc nào là hay nhất và thú vị nhất?". Khi cô ta trả lời câu hỏi này của tôi, không những tôi chỉ thỏa mãn mục đích là xem thứ bảy mình đến phòng cô ra có được không mà tôi còn biết được là cô ta thích tiếp bạn ở một số nơi khác, một số thời gian khác trong tuần và các thứ tự sở thích và thú vị trong tiếp bạn của cô ta.
3. Các bí quyết để hỏi và nói cho đúng
Khi muốn thu nhập được tối đa thông tin thì hình thức và nội dung câu hỏi rất quan trọng. Bạn cần phải biết cách đặt câu hỏi cho đúng. Sau đây là một số bí quyết giúp bạn biết cách hỏi.
3.1. Có kế họach để hỏi
Khi đàm phán - thương lượng, điều quan trọng là bạn phải xác định trước ý đồ và mục đích của mình trong đầu và có sẵn một kế họach để hỏisao cho ta đạt được ý đồ và mục đích của ta. Những thông tin gì bạn cần có để ra quyết định? Làm sao để có thông tin đó? Bạn có thể lái được không? Bạn có thể đưa được ý của mình vào trong câu hỏi không? Câu nào hỏi trước câu nào hỏi sau? Ai hỏi câu nào, phần nào?... Đó là một kế họach. Tốt nhất, khi phía bạn có hai người trở lên thì nên hội ý trước về kế họach hỏi và nói này. Khi có kế họach tốt thì bạn có thể làm chủ tốt như khi lái chiếc xe Dream II trên con đường khó khăn.
3.2 Biết rõ phía bên kia
Chúng ta có câu "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng...". Trong đàm phán - thương lượng cũng có thể áp dụng chung nguyên tắc trên. Bạn càng biết nhiều về phía bên kia thì bạn càng hỏi và nói chính xác hơn.
3.3. Chuyển dần từ cách hỏi chung chung mở rộng sang hỏi cụ thể và hạn chế thu hẹp
Cách tốt nhất là khi bắt đầu đàm phán - thương lượng, nhất là khi chưa biết rõ hoặc rẩt ít thông tin về phía bên kia thì nên hỏi chung chung và mở rộng trước. Sau khi nghe phía bên kia trả lời xong, bạn hãy lọc ra những phần quan trọng và xoáy câu hỏi của ta vào những vấn đề cụ thể và hạn chế thu hẹp.
Sau đây là một ví dụ:
Bên A:
- Theo các ông, để phát triển sự hợp tác, chúng ta cần làm gì?
Bên B:
- Theo tôi thì chúng ta cần phải tích cực đầu tư, mở rộng sản xuất, đào tạo tay nghề...
Bên A:
- Ta nên mở rộng sản xuất ở lĩnh vực chế biến, ông thấy thế nào?
Bên B:
- Đó là điều tôi muốn.
Bên A:
- Vậy ta nên mua thêm một cổ máy cỡ 100.000 US$ có được không?
Bên B:
- Được đấy.
Trong đọan đàm phán trên ta thấy các câu hỏi của đối tác A cứ cụ thể dần và cuối cùng là câu hỏi rất cụ thể: "... cỡ 100.000 US$ có được không?"
3.4. Phải hỏi và nói đúng thời điểm và phù hợp
Ngoài việc biết đặt đúng câu hỏi bạn cần phải biết chọn đúng thời điểm để hỏi và nói. Là người đàm phán bạn cần phải biết nhạy cảm đối với các ý đồ, mục đích và cảm xúc của phía bên kia. Nếu như phía bên kia không lĩnh hội hay không hiểu câu hỏi của bạn hoặc thấy rằng câu hỏi của bạn có ý chống đối lại họ thì sẽ xảy ra hai vấn đề sau: Một là bạn không thu được thông tin mà bạn cần có. Hai là phía bên kia có thể không muốn đàm phán - thương lượng với bạn nữa.
Ví dụ: Người yêu đang trong thời kỳ chịu tang cha mà bạn đưa ra lời đề nghị đi chơi thì thật là nguy hiểm. Hay thủ trưởng đang bị chi cục thuế thanh tra mà bạn đề nghị xin nghỉ thì hỏng là cái chắc...
3.5. Khai thác và phát triển trên những câu trả lời của phía bên kia
Phần này giống như phần 3.3
Bạn chú ý lắng nghe phía bên kia trả lời và thu thập tối đa các thông tin. Sau đó phát triển các câu hỏi trên cơ sở của các thông tin đã nói. Ví dụ bạn có thể hỏi: "Cho tôi hỏi thêm một chút về việc đầu tư mà ông vừa đề cập nhé?", Ông bảo là giá 14US$ là giá Fob, vậy giá CIF là bao nhiêu?"
3.6. Xin phép được hỏi
Xin phép phía bên kia cho phép mình được hỏi mang lại các lợi thế sau:
- Tạo cho mình phong cách lịch sự.
- Tạo sự tập trung của phía bên kia vì thông thường hầu như không ai là không cho bạn được hỏi.
- Tạo cho bên kia biết trước về tinh thần, không bị đột ngột.
Ví dụ: Bạn có thể hỏi như sau: "Tôi có thể hỏi ông một câu hỏi được không?", Cảm phiền ông một chút, tôi muốn hỏi ông đôi điều có được không?" hay "Ông có phản đối khi tôi hỏi ông một vấn đề sau đây không?"...
Một người đàm phán - thương lượng giỏi là người phải biết được ý đồ, mục đích, động cơ và nhu cầu của phía bên kia. Sách lược dễ nhất và nhanh nhất là biết nghệ thuật hỏi và nói. Qua đọc cuốn sách này và thực tế, bạn sẽ tự tạo dựng cho mình các kỹ năng và kinh nghiệm quý giá để phục vụ tốt cho đàm phán - thương lượng trong cuộc sống, mua bán và kinh doanh.
(08) 355 00 040 - (08) 355 00 041 - (08) 355 00 042 - (08) 355 00 194 - (08) 355 00 195 - (08) 355 00 196
(08) 351 58 466 - (08) 355 00 773
