Những quy tắc giúp bạn sử dụng email chuyên nghiệp hơn

Saturday, 13/04/2019 | 08:30:30
   
Chia sẻ

Hiện nay, thư điện tử (email) được xem là công cụ liên lạc không thể thiếu của các doanh nghiệp. Nếu bạn cũng đang sử dụng email hằng ngày để liên hệ với nhân viên nội bộ hoặc với các đối tác khách hàng thì hãy tham khảo ngay những chia sẻ sau đây để biết cách sử dụng email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn nhé.

Chú ý đến dòng tiêu đề

Viết một dòng tiêu đề rõ ràng, súc tích phản ánh nội dung chính của email mà bạn sắp gửi đi là một điều vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, có rất nhiều người lại bỏ qua bước này hoặc bị bỏ sót dẫn đến người nhận rất khó phân loại mail và thậm chí họ thẳng thừng cho thư bạn vào mục spam. Một lưu ý dành cho bạn là cần tránh các dòng chủ đề như “hihi” hoặc gõ những ký tự ngẫu hứng mà không phản ánh được nội dung.

Những-quy-tắc-giúp-bạn-sử-dụng-email-chuyên-nghiệp-hơn-hình-ảnh-1.jpg

Dùng tiêu đề rõ ràng để tránh thư của bạn bị cho vào mục spam

Sử dụng một lời chào hợp lý

Để người nhận email cảm thấy thân thiện và gần gũi hơn bạn hãy bắt đầu email bằng một lời chào đơn giản như “Buổi sáng tốt lành”, “Chào buổi tối” hoặc đơn giản hơn như “Xin chào”, sau đó hãy đi vào nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt đến người nhận thư. Tuy nhiên, bạn cần để ý tránh mắc phải những lỗi ngớ ngẩn như gửi thư vào buổi chiều nhưng lại chào buổi sáng.

Sử dụng giới thiệu

Một cách phổ biến nhất để giới thiệu bản thân là người gửi tự giới thiệu họ bằng họ tên với một số thông tin cơ bản trong một vài dòng đầu tiên.

Ví dụ: Kính gửi bà Mandell, tên tôi là Sharon Schweitzer, người sáng lập Access to Culture. Hôm nay tôi gửi thư này để muốn xác nhận cuộc họp với bà vào thứ 5 tuần sau.

Không sử dụng những từ mang sự hài hước hoặc châm biếm

Thực tế là khi nói chuyện trực tiếp với nhau sự hài hước có thể tạo nên mối quan hệ tốt giữa người nói và người nghe. Tuy nhiên, bạn cần tránh sự hài hước và châm biếm khi gửi thư điện tử vì người nhận mail không thể nhìn thấy biểu cảm của bạn dẫn đến có thể họ hiểu sai vấn đề hoặc tệ hơn là người nhận hiểu nhầm thành sự xúc phạm.

Kiểm tra lại tệp đính kèm của bạn

Thư điện tử ngày nay rất hữu ích khi bạn có thể dễ dàng chia sẻ những file hình ảnh, tài liệu bằng cách đính kèm tệp. Khi bạn đính kèm một tệp hãy dành thêm vài giây để dán nó vào phần thân của email. Điều này cho thấy sự cân nhắc với người nhận, bằng cách tiết kiệm thời gian và rủi ro cho họ khi mở tệp đính kèm.

Những-quy-tắc-giúp-bạn-sử-dụng-email-chuyên-nghiệp-hơn-hình-ảnh-2.jpg

Kiểm tra tệp đính kèm cẩn thận trước khi nhấn nút gửi

Không sử dụng “Trả lời cho tất cả” khi không cần thiết

Tránh sử dụng trả lời cho tất trừ khi mọi người cần biết. Khi Giám đốc hoặc trợ lý hành chính gửi email đến 10 nhân viên yêu cầu làm tình nguyện viên cho một dự án dịch vụ cộng đồng. Nếu bạn là người nhận thư và xác nhận câu trả lời thì chỉ nên trả lời cho Giám đốc hoặc trợ lý chứ không phải cho tất cả 10 thành viên. Hãy nhớ rằng trả lời tất cả là một chức năng cho các cuộc thảo luận liên tục về một chủ đề cụ thể.

Trả lời nhanh chóng

Trả lời trong vòng 24 giờ là phép lịch sự phổ biến. Để ai đó phải chờ lâu hơn là điều không nên và bạn có thể bị đánh giá là mất lịch sự. Tệ hơn nữa là việc trả lời chậm trễ email có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn như mất một hợp đồng béo bở chẳng hạn. Nếu bạn vô tình để ai đó chờ đợi lâu hơn 24 giờ, hãy lịch sự giải thích tình huống và bày tỏ lời xin lỗi của bạn.

Sử dụng biểu tượng cảm xúc

Những biểu tượng nháy mắt, mỉm cười đó là dành cho tin nhắn văn bản và nó hoàn toàn không phù hợp để sử dụng trong một email làm việc. Biểu tượng cảm xúc có thể chuyển hướng email đến bộ lọc thư rác hoặc hộp thư rác. Hơn nữa việc sử dụng biểu tượng hay các ký tự đặc biệt trong trường hợp này thật không chuyên nghiệp tí nào.

Không mang nội dung tiêu cực

Nếu phải truyền thông tin có nội dung tiêu cực qua email bạn cần cân nhắc thật kỹ vì đây không phải là sự lựa chọn ưu tiên. Một email với những từ ngữ thể hiện sự tức giận có thể gây ra những hậu quả đáng tiếc sau khi nó được gửi đến người nhận. Nếu bắt buộc phải chuyển tiếp tin xấu qua email, hãy sử dụng các từ ngữ khách quan về sự việc nhưng trực tiếp đối mặt là cách tốt nhất để chuyển tiếp một tin xấu.

Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp

Hãy tưởng tượng khi nhận được một email đầy lỗi chính tả và văn phong không rõ ràng bạn sẽ cảm thấy như thế nào? Chính tả và ngữ pháp là những vấn đề cơ bản trong việc gửi thông tin vì thế hãy thực hiện việc này với thái độ nghiêm túc nếu không muốn đánh giá là thiếu chuyên nghiệp bạn nhé.

Sử dụng câu kết

Bạn có thể kết thúc email bằng những cụm từ như “Trân trọng”, “Cảm ơn bạn một lần nữa” “Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần hỗ trợ”… Hoặc nếu bạn đang cần sự phản hồi gấp thì có thể sử dụng “Bạn vui lòng phản hồi khi nhận được mail. Cảm ơn”,… Tùy vào đối tượng người nhận và tính chất của bức thư mà bạn có thể sử dụng câu kết cho hợp lý nhé.

Trên đây là một số nguyên tắc có thể giúp bạn sử dụng email hiệu quả hơn. Hy vọng với những chia sẻ vừa rồi bạn có thể sử dụng email thuận lợi hơn trong công việc.

 

Hãy chia sẻ những khó khăn của bạn trong quá trình Tìm việc làm / Tuyển dụng qua email nghenghiep@timviecnhanh.com để nhận được tư vấn từ các chuyên gia của Tìm Việc Nhanh.

Bình luận